Conciliación manual de pagos y facturas

Eric

9 de marzo de 2019

En ocasiones pagamos o nos pagan una cantidad diferente al monto total de una o varias facturas, cuando aplicamos pago de una sola factura, el sistema identifica cuando existe una diferencia entre el monto de la factura y el monto a pagar:

Pero cuando aplicamos pagos de más de una factura, no lo identifica, porque no sabe de cuál factura es la diferencia de más o menos.

Para esto existe el módulo llamado Cruce manual de pagos y facturas, localizado en: Contabilidad->Asesor->Cruce manual de pagos y facturas:

Aquí encuentras los pagos, saldos o notas de crédito de clientes y proveedores que están pendientes por conciliar con facturas.

Importante: Aquí muestra el pago realizado desde el módulo de Contabilidad->Ventas o Compras->Pagos, es decir los que no están ligados a ninguna factura.

Es posible filtrar antes de empezar a conciliar ya sea por clientes o proveedores para reducir los resultados y mostrara cuantos movimientos están pendientes por conciliar:

  1. En el primer ejemplo es conciliación de Cliente, aparecen los siguientes datos:
  1. Nombre del cliente,
  2. Número de cuenta contable ,
  3. Fecha de cada movimiento,
  4. Número de cada movimiento (factura, nota de crédito, pago, etc),
  5. Monto de la factura o adeudo (Debe)
  6. Monto de los pagos o saldos a favor del cliente (Haber)

En éste ejemplo de pago de cliente, como ninguna cantidad coincide, no las concilia automáticamente, es necesario dar clic encima de los movimientos que deseamos conciliar:

En caso de querer dejar abierta la factura (pendiente de pago) por esa diferencia de $10.00, podemos dar clic en Conciliar, éste paso es igual que entrar a la factura y añadir el pago que aparece en la parte inferior después del total de la factura manualmente.

Seleccionamos la factura a conciliar, F-EUR-000163 de $1,160.00, así como el pago BM02-000001 de $1,100.00 y una nota de crédito número NC-EUR-000041 de $50.00, y dejando fuera la última línea que se trata de una nota de crédito que no corresponde a ésta factura de cliente.

Al final de la línea aparece el monto de diferencia del monto adeudado por el cliente y de los saldos a favor seleccionados para conciliar:

En éste ejemplo la diferencia es de $10.00, es decir, los saldos a favor no son suficientes para pagar completamente la factura elegida.

Aquí podemos realizar el siguiente paso para marcar completamente pagada la factura, enviando ésta diferencia de $10.00 a una cuenta contable, por ejemplo, de pérdida o ganancia.

Damos clic en Crear pérdida para que nos muestre los campos siguientes a especificar:

  1. Cuenta contable donde enviaremos esa diferencia de $10.00,
  2. Alguna referencia del movimiento para identificarlo en la balanza,
  3. Automáticamente muestra el monto de la diferencia,
  4. El diario contable que afectaremos,

Una vez introducidos estos datos que son obligatorios, habilita la opción de Conciliar e identifica la diferencia en la línea final:

Damos clic en Conciliar cuando estamos seguros que queremos realizar ese movimiento, lo que hará el sistema es marcar como pagada completamente la factura y envía a la cuenta especificada los $10.00 de diferencia.

2. En el segundo ejemplo, es conciliación de factura de proveedor:

Cuando las cantidades coinciden, no necesitamos realizar nada más que dar clic en Coinciliar, automáticamente el sistema identifica cuando una factura es igual a algún pago o nota de crédito existente de proveedor.

Asegurarse solamente que sea correcto lo propuesto por Odoo.

En cualquier momento podemos consultar más información del movimiento, posicionando el cursor encima del icono de (i) información, que se encuentra después del monto: