Creación y edición de reportes contables en Odoo v18.

PASO 1: ACCESO A LOS REPORTES CONTABLES EN ODOO.

Para comenzar a editar o crear reportes contables en Odoo, debemos ir al módulo de Contabilidad y luego al menú Configuración > Gestión > Reportes contables.

PASO 2: CREA O EDITA UN REPORTE CONTABLE.

Haz clic en ‘Crear’ para generar un nuevo reporte contable en Odoo.

Haz clic sobre alguno de los reportes ya existentes en Odoo para ingresar a este y poder editarlo.

Los campos principales que conforman la creación de reportes contables son:

1. Nombre: El título del reporte que aparecerá al imprimir.

2. Idioma: Se selecciona el idioma según el idioma en el que se requiera el reporte (solo se pueden seleccionar los que estén habilitados en el sistema).

3. Reporte raíz: Es el reporte del que este nuevo reporte contable es una variante; si no aplica, se debe dejar en blanco.

4. Reporte compuesto: Al seleccionar esta opción, se nos mostrará un apartado de secciones donde podremos seleccionar las secciones con las que contará nuestro reporte.

5. Activo: Este check nos permite indicar si el reporte está activo para ser utilizado o si está inactivo; se habilita o deshabilita simplemente con darle clic sobre el check.

Las pestañas principales que conforman la creación de reportes contables son:

1. Líneas: Esta pestaña nos permite agregar líneas que conformarán el reporte; este apartado nos despliega una ventana donde podremos configurar el contenido de cada línea.

2. Columnas: En este apartado podemos agregar las columnas que formarán parte del reporte.

3. Opciones: Esta pestaña nos permite configurar varias partes del reporte para poder crear un reporte contable en Odoo a nuestra medida, por ejemplo, los filtros que tendrá disponibles el reporte.

4. Secciones: Aquí puedes definir líneas con subtotales, títulos, fórmulas y relaciones a cuentas contables (OJO, esta pestaña solo es visible si el reporte está habilitado como reporte compuesto, véase paso 2, punto 4).

Vista de creación del reporte sin habilitarlo como reporte compuesto.

Vista de creación del reporte habilitado como reporte compuesto.

Nota: Las pestañas anteriormente mencionadas y sus funciones se verán más adelante en este blog.

PASO 3: ESTRUCTURAR EL REPORTE.

La estructura de un reporte contable en Odoo se compone de líneas que puedes añadir y organizar según tus necesidades contables y de presentación. Cada una de estas líneas define un nivel del reporte, puede tener hijos o subniveles, y desempeña un rol específico dentro del cálculo o la visualización del reporte final.

En el módulo de contabilidad de Odoo v18, al crear o editar un reporte contable, puedes agregar líneas que definen la estructura y los cálculos del reporte. Cada línea puede tener diferentes tipos y configuraciones según su propósito.​

Odoo ofrece las siguientes opciones:

1. Nombre (Name).

• Es el título visible de la línea en el informe.

• Sirve como encabezado o separador dentro del reporte.

2. Código (Code).

• Código único que puedes usar para referenciar esta línea en otras fórmulas.

• Por ejemplo, si esta línea tiene el código L1, otra línea puede usar L1 + L2 para sumarla.

  ​

3. Nivel jerárquico (Hierarchy Level).

• Define la jerarquía visual. El nivel 1 es más general, y los niveles superiores (2, 3, …) se anidan debajo.

• Esto afecta la indentación en el informe.​

  4. Plegable (Foldable).

• Si está marcado, la línea será colapsable en el reporte.

• Útil para mostrar totales generales y permitir al usuario expandir el detalle.​

  5. Imprimir en una nueva página (Print on New Page).

• Si se activa, esta línea y su contenido comenzarán en una nueva página al imprimir el reporte en PDF.​

  6. Ocultar si es cero (Hide if Zero)

• Si se marca, la línea no se mostrará si su resultado es 0.​

  7. Acción (Action).

• Define el tipo de línea o motor de cálculo que usará.

• Las opciones más comunes son:

• Ninguno (No calculation): es un título o línea decorativa, sin cálculos.

• Cuentas (Accounts): suma de cuentas contables específicas.

• Tipo de cuenta (Account Type): suma por tipo de cuenta (ingresos, egresos, etc.).

• Dominio (Domain): permite usar expresiones de búsqueda para seleccionar datos contables personalizados.

• Fórmula (Formula): suma o resta otras líneas mediante sus códigos (L1 + L2 - L3).

• Valor de informe (Report Value): trae el valor total de otro informe contable.

  8. Agrupar por (Group by / user_groupby).

• Esta opción permite agrupar los resultados de la línea según un campo específico, como cuenta contable, partner, etiquetas analíticas, centros de costo, entre otros.

• Es útil cuando se quiere que una línea muestre múltiples sublíneas, una por cada valor distinto del campo seleccionado.

• Por ejemplo, si se agrupa por partner_id, la línea mostrará una sublínea con los totales para cada cliente o proveedor involucrado.

• Es especialmente potente cuando se utiliza en conjunto con líneas de tipo Dominio o Cuentas.

9. Expresiones (Expressions).

Cada línea puede contener una o múltiples expresiones. Las expresiones pueden ser vistas como subvariables necesarias para una línea de informe. Al crear una expresión, debes atribuir una etiqueta utilizada para referirse a esa expresión. Por lo tanto, debe ser única entre las expresiones de cada línea. También se debe indicar un motor de cálculo y una fórmula. El motor define cómo se interpretan tus fórmulas y subfórmulas. Es posible mezclar expresiones que utilizan diferentes motores de cálculo bajo la misma línea si es necesario.

Los motores de cálculo disponibles incluyen:​

• Dominio de Odoo (Odoo Domain): La fórmula se interpreta como un dominio de Odoo que apunta a objetos account.move.line.

• Etiquetas de impuestos (Tax Tags): La fórmula consiste en un nombre utilizado para coincidir con etiquetas de impuestos.

• Agregación de otras fórmulas (Aggregate Other Formulas): se utiliza cuando necesitas realizar operaciones aritméticas sobre los montos obtenidos de otras expresiones.

• Prefijo de códigos de cuenta (Prefix of Account Codes): Se utiliza para coincidir montos realizados en cuentas utilizando los prefijos de los códigos de estas cuentas como variables en una expresión aritmética.

• Valor externo (External Value): Se utiliza para referirse a valores manuales y de arrastre.

• Función Python personalizada (Custom Python Function): permite a los desarrolladores introducir cálculos personalizados de expresiones caso por caso.​

Estas opciones permiten una mayor flexibilidad y personalización en la creación de reportes contables en Odoo v18, facilitando la adaptación a diferentes requerimientos contables y normativos.​

PASO 3.1: AGREGAR COLUMNAS

¿Para qué sirve la pestaña “Columnas” en un reporte contable de Odoo?

En la configuración de un reporte contable en Odoo, la pestaña “Columnas” cumple un rol clave: definir qué datos se van a mostrar en cada columna del informe y cómo se deben calcular, etiquetar y comportar visualmente. Esta sección es la que realmente le da estructura a la presentación numérica del reporte.

Cada línea que se configure en esta pestaña representará una columna en la vista final del informe, por lo que su definición debe ser precisa, alineada con los objetivos del análisis financiero y adaptable a distintas necesidades contables.

A continuación, desglosamos los campos que se configuran dentro de esta pestaña.

Campos disponibles en la pestaña “Columnas”:

1. Nombre (name):
Este es el nombre técnico de la columna.
Se usa internamente para referenciar la expresión de cálculo o para identificar la columna desde código (por ejemplo, en expresiones condicionales o en columnas derivadas).

2. Etiqueta de expresión (expression_label):
Es el título visible que verá el usuario final en la parte superior de la columna, dentro del reporte.
Aquí se puede colocar un nombre amigable como “Total Débito”, “Saldo Final”, “Variación %”, etc., dependiendo del propósito de esa columna.

3. Tipo de figura (figure Type)
Define el tipo de valor que mostrará la columna. Las opciones pueden ser:

• Moneda: para montos contables que deben respetar el formato monetario.

• Porcentaje: útil en análisis de crecimiento o participación.

• Número: para cantidades que no son dinero (como número de facturas o líneas).

• Texto: Para columnas que contienen información no numérica.
  Esta definición es fundamental porque afecta tanto la visualización como el comportamiento de la columna en exportaciones y cálculos.

4. Clasificable (sortable)
Indica si el usuario podrá ordenar el reporte según los valores de esta columna al hacer clic en el encabezado.
Por ejemplo, si se desea ordenar por “Saldo Final” o por “Variación %”, esta opción debe estar activada.

5. Dejar en blanco si es cero (blank if Zero).
Cuando se activa esta opción, las celdas que tengan como valor un 0 se mostrarán vacías.
Esto ayuda a reducir el ruido visual en el reporte, destacando únicamente los valores con impacto real y haciendo más fácil su lectura.

¿Por qué es importante esta pestaña?

Mientras la pestaña Secciones organiza la estructura de las filas, y la pestaña Opciones define el comportamiento general del reporte, la pestaña columnas se encarga de darle sentido numérico y visual a los datos.
Desde aquí se decide cómo se verá cada cifra, si será interpretada como un valor monetario, si puede ordenarse, si debe mostrarse solo cuando tiene impacto y qué etiqueta tendrá en pantalla.

Una configuración bien pensada en esta pestaña no solo mejora la claridad del informe, sino que también facilita la interpretación por parte de usuarios financieros, gerenciales o externos que revisen el reporte.

PASO 3.1.1: CONFIGURACIÓN DE REPORTES CONTABLES

La pestaña “Opciones” permite configurar el comportamiento general del reporte contable, tanto a nivel visual como técnico.

Cuando se diseña o ajusta un reporte contable en Odoo, la pestaña “Opciones” se convierte en una herramienta esencial para definir su comportamiento tanto técnico como funcional. Es en esta sección donde se determinan filtros, lógica de agrupación, comparaciones, compatibilidad multiempresa, manejo de monedas y mucho más.

Esta pestaña está disponible solo en reportes simples. En los reportes compuestos no se encuentra disponible esta opción, y su correcta configuración impacta directamente en la experiencia del usuario al momento de analizar datos financieros.

A continuación, te explicamos en detalle cada una de las funcionalidades que puedes ajustar desde esta pestaña:

Comportamiento general del reporte:

1. ¿Cargar más límite?
Permite que el reporte cargue solo un número limitado de líneas al abrirse, con la opción de ir mostrando más. Ideal para mejorar el rendimiento cuando el informe contiene miles de registros.

2. ¿Límite de grupos de prefijos?
Define cuántos grupos principales (por ejemplo, grupos de cuentas por código) se muestran antes de contraer los adicionales. Ayuda a enfocar el análisis y mantener la vista limpia.

3. ¿Grupos de cuentas?
Agrupa las cuentas contables por prefijo o estructura lógica. Muy útil para reportes como el balance general, donde las cuentas deben estar ordenadas por naturaleza.

4. ¿Multiempresa?
Activa el selector de empresa para entornos multi-company. Esto es clave cuando un mismo reporte debe ser reutilizable en varias compañías del grupo.

5. ¿Apertura predeterminada?
Controla si el reporte se despliega con todas las líneas expandidas al abrirse. Útil si se desea mostrar el máximo nivel de detalle por defecto.

6. ¿Grupos horizontales?
En lugar de organizar ciertas líneas en filas, permite que se estructuren horizontalmente en columnas. Se utiliza en diseños donde se desea comparar tipos de datos en paralelo.

Opciones avanzadas para análisis temporal y financiero:

7. ¿Rango de fecha?
Activa el selector de fechas en el reporte, permitiendo definir el periodo contable a analizar. Es indispensable para casi cualquier informe financiero.

8. ¿Desplegar todo?
Fuerza la visualización completa de todos los niveles del reporte desde el inicio. Similar a “Apertura predeterminada”, pero más agresivo en su comportamiento.

9. ¿Comparación de crecimiento?
Muestra automáticamente columnas que reflejan el crecimiento o decrecimiento porcentual entre dos periodos. Ideal para presentaciones o análisis de tendencias.

10. ¿Comparación de períodos?
Habilita la visualización de múltiples periodos comparativos dentro del mismo reporte (por ejemplo, mes actual vs. mes anterior vs. mismo mes del año pasado).

11. ¿Ajuste de moneda?
Permite mostrar los importes ajustados a una moneda base, cuando se trabaja con transacciones en distintas divisas. Odoo aplicará la tasa de cambio configurada.

Filtros dinámicos al visualizar el informe.

12. ¿Tipos de cuenta?
Agrega un filtro para seleccionar tipos de cuenta (ingresos, egresos, activos, etc.). Muy útil para generar informes más específicos según el análisis que se desea realizar.

13. ¿Diarios?
Permite al usuario filtrar el reporte por diarios contables. Esto facilita revisiones por tipo de operación (ventas, compras, bancos, etc.).

14. ¿Contactos?
Agrega un filtro por cliente o proveedor. Ideal para análisis detallados por tercero, como el estado de cuenta o el envejecimiento de saldos.

15. ¿Borradores de asientos?
Incluye en el reporte los asientos en estado “Borrador”. Esto da una visión anticipada del impacto contable antes de publicar.

16. ¿Asientos sin conciliar?
Filtra los movimientos aún pendientes de conciliación. Es muy útil en conciliaciones bancarias o en la gestión de cuentas por cobrar/pagar.

17. ¿Filtros favoritos?
Permite guardar combinaciones de filtros para reutilizarlas fácilmente. Una funcionalidad clave para equipos que trabajan con reportes recurrentes.

18. ¿Oculta las líneas en 0?
Si se activa, el reporte no mostrará las líneas sin saldo ni movimiento. Esto hace más limpio y directo el análisis, especialmente en reportes con muchas cuentas.

¿Por qué es importante configurar bien esta pestaña?

Una configuración adecuada en la pestaña Opciones puede hacer la diferencia entre un reporte útil y uno confuso. No solo se trata de estética o rendimiento, sino de brindar a los usuarios la capacidad de tomar decisiones informadas con base en datos financieros claros, filtrados y jerarquizados según las necesidades de cada empresa o grupo empresarial.

GUÍA PRÁCTICA: CÓMO CREAR UN REPORTE CONTABLE “NORMAL” EN ODOO V18.

Escenario:

Quieres crear un nuevo reporte contable personalizado que calcule totales específicos según tus cuentas, tipos de cuenta o reglas personalizadas. No estás integrando reportes ya existentes, sino construyendo la lógica línea por línea.

Paso 1: Crear el nuevo reporte.

1. Ve a Contabilidad > Configuración > Reportes contables.

2. Haz clic en Crear.

3. Ingresa el Nombre del reporte, por ejemplo: Reporte de Costos Internos.

4. Asegúrate de que la opción “Reporte compuesto” NO esté marcada.

5. Al dejarla desmarcada:

   • Aparece la pestaña Líneas (para definir la estructura del reporte).

   • Se oculta la pestaña Secciones, ya que no estarás usando reportes como bloques.

Paso 2. Agregar líneas al reporte.

1. En la pestaña Líneas, haz clic en Agregar línea.

2. Para cada línea puedes configurar varios campos. Los más importantes son:

   • Nombre: título que se verá en el informe (ej. “Total costos operativos”).

   • Código: identificador único que podrás usar en otras líneas como referencia en fórmulas.

   • Nivel jerárquico: define el nivel de indentación (1 para títulos, 2 o más para sublíneas).

   • Plegable: si quieres que la línea pueda expandirse o contraerse.

   • Ocultar si es cero: útil para que el informe solo muestre valores relevantes.

   • Acción: define el comportamiento de la línea. Algunas opciones:

     • Cuentas: seleccionar cuentas específicas del plan contable.

     • Tipo de cuenta: agrupar por categorías como ingresos, gastos, pasivos, etc.

     • Dominio: usar un filtro técnico avanzado para extraer información contable personalizada.

     • Fórmula: operar entre líneas usando sus códigos (por ejemplo, L1 + L2 - L3).

     • Valor de informe: traer totales desde otro reporte (sin ser compuesto).

3. Si la línea usa Cuentas o Tipo de cuenta, selecciona las cuentas relevantes o tipos desde el campo correspondiente.

4. Puedes agregar varias líneas que sumen o desglosen diferentes aspectos contables. Ejemplo:

Paso 3: Personaliza el agrupamiento (opcional).

• Puedes usar el campo user_groupby si quieres que los resultados se agrupen automáticamente por un campo del diario contable, como el diario, la cuenta analítica o el partner.

• Esto es útil para análisis más detallados dentro del mismo reporte.

Paso 4: Guardar y probar.

1. Haz clic en Guardar.

2. Luego ve a Contabilidad > Reportes contables y selecciona tu nuevo reporte.

3. Odoo generará el informe con base en la lógica que definiste, mostrando las líneas calculadas en el orden jerárquico y con las fórmulas aplicadas.

Recomendaciones.

• Usa nombres y códigos claros para facilitar el mantenimiento del reporte.

• Válida con tu equipo contable que las cuentas y fórmulas sean correctas.

• Si el reporte será impreso, activa la opción Imprimir en nueva página para ciertos encabezados si deseas que inicien en otra hoja.

• Evita cálculos redundantes; reutiliza códigos de línea en fórmulas siempre que puedas.

Este tipo de reporte es ideal para construir desde cero informes financieros, de control interno, operativos o especializados, donde tengas control total sobre la lógica y presentación.

PASO 3.2: REPORTES COMPUESTOS, CONSTRUCCIÓN MODULAR DE INFORMES CONTABLES EN ODOO V18.

Cuando se crea un nuevo reporte contable en Odoo v18, normalmente se parte de un diseño clásico: se añaden líneas con fórmulas, referencias a cuentas contables, tipos de cuenta o dominios personalizados. Sin embargo, existe una alternativa más estructurada y reutilizable: los reportes compuestos.

¿Cuándo aparece la pestaña Secciones?

La pestaña Secciones no está visible por defecto. Solo aparece cuando el reporte se define como compuesto, marcando la opción correspondiente en la parte superior del formulario del reporte. Al hacerlo, Odoo oculta la pestaña de líneas y activa Secciones, ya que el enfoque cambia por completo: en lugar de construir el reporte línea por línea, se arma a partir de fragmentos de otros reportes contables ya existentes.

¿Para qué sirve un reporte compuesto?

Este tipo de reporte está pensado para situaciones en las que se necesita unificar varios reportes en uno solo, manteniendo la independencia lógica de cada uno. En lugar de duplicar fórmulas o estructuras, se reutilizan reportes existentes como bloques o secciones dentro de un reporte más amplio.

Por ejemplo, podrías tener tres reportes individuales ya validados: uno para activos, otro para pasivos y otro para resultados. Con un reporte compuesto, puedes integrarlos fácilmente en un solo informe general sin tener que reescribir nada.

¿Qué campos contiene la pestaña secciones?

Una vez habilitada, esta pestaña permite agregar secciones que apuntan a reportes existentes. Cada sección incluye:

1. Nombre: Título de la sección dentro del nuevo reporte.

2. País: Puedes definir un país específico para esta sección, útil en contextos multinacionales.

3. Activo: Determina si la sección debe incluirse o no en el reporte final. Puedes tener secciones inactivas sin necesidad de eliminarlas.

Al presionar “Agregar línea”, Odoo mostrará una lista de otros reportes contables del sistema, que puedes seleccionar como componentes del nuevo informe.

¿Por qué usar este enfoque?

Optar por reportes compuestos con secciones ofrece ventajas clave:

• Reutilización de estructuras: no necesitas volver a crear lo que ya existe.

• Facilidad de mantenimiento: si actualizas el reporte original, el cambio se refleja automáticamente donde se use como sección.

• Escalabilidad: permite construir reportes largos o complejos de manera ordenada.

• Adaptación multi-país o multiempresa: puedes activar o desactivar secciones por país según el contexto fiscal.

En conclusión, la pestaña Secciones es la herramienta que hace posible armar reportes contables potentes a partir de piezas existentes, siguiendo un enfoque limpio, reutilizable y fácil de mantener. Ideal para empresas que manejan estructuras contables complejas o localizadas por país.

PASO 3.2.1 GUÍA PRÁCTICA: CÓMO CREAR UN REPORTE CONTABLE COMPUESTO EN ODOO V18.

Escenario:

Supongamos que ya tienes tres reportes contables definidos:

• Balance General

• Estado de Resultados

• Flujo de Efectivo

Ahora deseas crear un informe financiero completo que combine los tres anteriores en un solo documento para su presentación mensual.

Paso 1: Crear el nuevo reporte compuesto.

Ve a Contabilidad > Configuración > Reportes contables.

Haz clic en Crear.

Asigna un nombre al nuevo reporte, por ejemplo: Informe Financiero Completo.

Marca la opción Reporte compuesto (en inglés puede verse como Is a composed report o similar).

Al marcar esta casilla:

-Se ocultará automáticamente la pestaña Líneas.

-Se mostrará la pestaña Secciones.

Paso 2: Agregar secciones.

En la pestaña Secciones, haz clic en Agregar línea.

Para cada sección:

Selecciona el reporte existente que deseas incluir (por ejemplo, Balance General).

• Asigna un nombre representativo a la sección.

• Define un país si es necesario (opcional).

• Asegúrate de que la casilla “Activo” esté marcada.

Repite este proceso para agregar tantas secciones como necesites. Ejemplo:

Paso 3: Guardar y probar.

Haz clic en Guardar.

Para visualizarlo, ve al menú de Reportes contables, busca tu nuevo reporte y selecciónalo.

Odoo generará un único informe que contiene todas las secciones agregadas, respetando el formato y lógica de cada reporte original.

Recomendaciones:

Puedes activar o desactivar secciones según el país o tipo de empresa.

Si actualizas uno de los reportes individuales (por ejemplo, cambias fórmulas en el Estado de Resultados), el cambio se verá reflejado automáticamente en todos los reportes compuestos que lo usen.

Evita hacer cambios directamente sobre los reportes base si están siendo usados por múltiples reportes compuestos, a menos que estés seguro de que deben verse reflejados globalmente.

PASO 4: PRUEBA Y AJUSTES.

Después de guardar el reporte contable en Odoo, puedes visualizarlo directamente en el menú de reportes del módulo de contabilidad solamente después de presionar la acción de crear elemento de menú, que se encuentra dentro de las acciones del modelo disponible dando clic en la figura de engrane ubicada en la parte superior izquierda a un costado del botón “nuevo”. Esto permite visualizar y acceder al nuevo reporte creado.

Si detectas errores, siempre puedes regresar a editar las líneas, cambiar fórmulas o ajustar nombres para mayor claridad.

Ejemplo de reporte creado en sus diferentes vistas disponibles para obtener en la contabilidad de Odoo v18:

Vista en Odoo:

Vista en PDF.

Vista en XLSX

Para acceder a la vista PDF o XLSX, solamente es necesario presionar el botón correspondiente que se encuentra en la parte superior izquierda y que se muestra a continuación:

BENEFICIOS DE USAR ESTA FUNCIONALIDAD.

• Flexibilidad total sin necesidad de código.

• Ideal para empresas que necesitan reportes personalizados.

• Ahorro de tiempo en auditorías y cierres contables.

• Mayor independencia del equipo funcional.

CONCLUSIÓN

La creación y edición de reportes contables en Odoo es una funcionalidad indispensable y poderosa para cualquier empresa que desee tener el control financiero en sus manos, sin depender de desarrolladores. Odoo v18 mejora aún más esta herramienta, permitiendo reportes profesionales, dinámicos, claros y adaptados a cada necesidad, con una apertura enorme, donde el límite de lo que deseamos obtener en los reportes contables de Odoo v18 lo pone uno mismo.

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