Gestión de flota en Odoo v18: Control total de vehículos, contratos y costos

1. Activar y acceder al Módulo Flota.

Ruta:

Aplicaciones > Buscar "Flota" > Instalar

Una vez instalado, verás el menú Flota en el tablero principal de Odoo.

2. Registrar vehículos.

Cada unidad de tu empresa debe ser registrada para llevar su historial completo.

Ruta:

Flota > Vehículos > Crear

Campos importantes:

• Marca y modelo → Ejemplo: Toyota Hilux, Ford Transit.

• Matrícula → La placa del vehículo.

• Número de serie (VIN) → Identificador único de fábrica.

• Conductor actual → Empleado asignado.

• Estado → En uso, en reparación, dado de baja, etc.

• Propiedad → Propio, arrendado, rentado.

👉 Ejemplo práctico:
Registrar una camioneta Toyota Hilux 2022, placas ABC-123, VIN 1HGCM82633A004352, asignada a Juan Pérez, con contrato de arrendamiento.

3. Seguimiento de contratos de vehículos.

Cada vehículo puede tener seguros, pólizas de mantenimiento, arrendamientos o financiamientos que deben renovarse en tiempo.

Ruta:

Flota > Contratos de vehículos > Crear

Campos clave:

• Vehículo → Seleccionar de la lista.

• Tipo de contrato → Seguro, Leasing, Mantenimiento, Combustible.

• Proveedor → Aseguradora, arrendadora o taller.

• Fecha inicio / fin → Vigencia del contrato.

• Costo recurrente → Monto a pagar (mensual, trimestral, anual).

• Método de facturación → Factura al proveedor.

👉 Ejemplo práctico:
Crear un contrato de seguro de auto para Toyota Hilux con AXA Seguros, inicio 01/01/2025, vencimiento 31/12/2025, costo mensual de $1,200 MXN.

⚡Tip: Odoo te notificará automáticamente antes del vencimiento.

4. Costos y gastos asociados a los vehículos.

Puedes registrar combustible, reparaciones, llantas, peajes y mantenimientos correctivos.

Ruta:

Flota > Costos > Crear

Campos relevantes:

• Vehículo → Seleccionar.

• Descripción → Ej. “Cambio de aceite”, “Carga de gasolina”, “Servicio mayor”.

• Tipo de costo → Combustible, Reparación, Otros.

• Fecha → Día de gasto.

• Importe → Costo en moneda local.

👉 Ejemplo práctico:
Registrar un Cambio de aceite de la Hilux el 15/09/2025 en el taller oficial Toyota, con costo de $1,800 MXN.

5. Mantenimientos Preventivos.

El módulo Flota permite programar recordatorios de mantenimiento para evitar fallas.

Ruta:

Flota > Vehículos > Seleccionar vehículo > Mantenimiento programado

Configura:

• Próximo mantenimiento → Ej. cada 10,000 km.

• Tipo → Cambio de aceite, revisión de frenos, afinación.

• Taller asignado → Proveedor autorizado.

👉 Ejemplo práctico:
Para la Hilux, programar Cambio de llantas a los 40,000 km, asignando proveedor “Llantera Continental”.

6. Reportes y análisis.

El módulo Flota incluye dashboards y reportes listos para analizar:

Ruta:

Flota > Reportes

Puedes consultar:

• Costos por vehículo → ¿Cuál unidad es más costosa?

• Consumo de combustible → Comparar litros y gastos entre vehículos.

• Historial de contratos → Vigencias y próximos vencimientos.

• Disponibilidad de vehículos → Identificar unidades en uso o en taller.

7. Integraciones útiles.

El módulo Flota se conecta con:

• Módulo de Empleados → Para asignar conductores.

• Módulo de Contabilidad → Para registrar gastos directamente.

• Módulo de Compras → Para contratar seguros o mantenimiento.

El módulo Flota en Odoo v18 centraliza toda la información de tus vehículos: desde la matrícula hasta los contratos de seguro y los mantenimientos. Con notificaciones de vencimientos, reportes automáticos y control de gastos, tu empresa puede reducir costos, mejorar la disponibilidad de unidades y garantizar la seguridad de su flota.

En Exdoo podemos desarrollar cualquier módulo para Odoo en México, implementamos tu ERP con consultores experimentados no solo en Odoo sino en procesos de negocios, tenemos 10 años trabajando solamente con Odoo en México y otros países.