Módulo de gastos en Odoo 19

¿Qué es el módulo de gastos?

Gastos de Odoo optimiza la gestión de gastos. Una vez que un empleado registra sus gastos y envía su informe en Odoo, los equipos de gestión y contabilidad los revisan. Una vez aprobados, los pagos se procesan y se devuelven al empleado para su reembolso.

• Tarjetas de gastos virtuales y físicas: Las compras se registran automáticamente, eliminando la necesidad de acumular recibos físicos.

• Digitalización de recibos: Los recibos se pueden digitalizar automáticamente al subirlos, o solo bajo demanda, para extraer la información clave de forma automática.

• Ingreso de gastos: Se pueden agregar gastos de varias formas, como escaneando, arrastrando y soltando, por correo electrónico o manualmente.

• Integración con Ventas y Contabilidad: Los gastos aprobados se reflejan automáticamente en los diarios contables y se pueden añadir a pedidos de venta o facturas de clientes.

• Reportes y análisis: Se pueden crear informes de gastos personalizables y analizar los datos para visualizar los gastos por empleado, categoría, fecha, etc., usando gráficos y filtros.

• Procesos de aprobación: Los empleados envían los gastos, que luego son revisados y aprobados por los gerentes y el equipo de contabilidad.

• Reembolsos rápidos: Se pueden procesar reembolsos a empleados o facturar gastos a clientes de manera rápida y sencilla.

¿Por qué es importante el módulo de gastos?

Es importante que las empresas realicen un seguimiento de sus gastos para comprenderlos e identificar tendencias. Los informes de gastos permiten obtener información detallada, como qué categorías de gastos reciben más reembolsos, qué empleados incurren en más gastos y si hay períodos en los que se suelen generar más gastos que otros.

¿Cómo funciona el módulo?

1. El módulo de Odoo te ofrece que los usuarios puedan dar de alta los gastos; en esta nueva versión puedes hacerlo adjuntando tu ticket o creando un nuevo gasto desde el módulo.

2. Si le damos clic en subir, podemos adjuntar algún recibo del cual se requiera comprobar un gasto.

3. Una vez creado, se puede llenar de forma automática con ayuda de la IA (es necesario comprar créditos).

4. Sin embargo, se puede llenar de forma manual colocando el total, y a quien se reembolsará si al empleado o la empresa.

5. Recuerda que con Odoo puedes limitar a los usuarios para realizar ciertas funciones; en este caso se puede enviar el gasto, para que el área administrativa verifique si es correcta la información.

6. Si hay un registro con el mismo recibo, el sistema lo va a detectar y avisará.

7. Cuando se aprueba se genera asiento contable registrando el gasto, siempre y cuando esté aprobado.

8. Una vez que se pagué, cambiará de estado registrado a pagado, y es así como se cumple el flujo de un gasto, se comprueba, valida, se registra y se paga.

¿Notas qué sencillo es?, no olvides que dependiendo de tu proceso se pueden aplicar mejoras que se adapten a tu operación.

Consejos adicionales:

1. Recuerda que los gastos los debe documentar un usuario de Odoo.

2. Un usuario administrativo debe verificar si el gasto es correcto o no.

3. El área de cuentas por pagar será quien realice el reembolso correspondiente.

Es muy sencillo llevar un control de gastos y permisos con Odoo; no olvides que con EXDOO podemos generar desarrollos para poder adaptarlos a cada una de las necesidades empresariales e implementamos tu ERP y hacer tu día a días más eficaz.

¡Nos vemos muy pronto con más tips y blogs que puedan ayudarte a estandarizas tus procesos!

En Exdoo podemos desarrollar cualquier módulo para Odoo en México, implementamos tu ERP con consultores experimentados no solo en Odoo sino en procesos de negocios, tenemos 10 años trabajando solamente con Odoo en México y otros países.