Pagar facturas de cliente o proveedor

Eric

26 de enero de 2019

Existen 4 maneras de pagar una factura:

Primero vamos a identificar qué facturas están en estado abierto que en Odoo significa que aún no las pagan ya sea cliente o proveedor. Para ver las facturas no pagadas vamos al menú: Contabilidad -> Ventas -> Facturas de cliente y en filtros elegimos el filtro «No pagado». Esto nos muestra un listado de todas las facturas que aún nos deben en este caso por ser de clientes.

1. Pagar la factura desde la misma factura, una por una.

Limitantes:

  • Solo se puede pagar una factura a la vez

Para este método tendremos que entrar a la factura abierta y dar clic en el botón Registrar pago.

Lo anterior nos abrirá un asistente donde podremos capturar:

  • La cuenta bancaria o de efectivo con la cual queremos pagar la factura
  • La forma de pago del SAT
  • La cuenta del cliente en caso de que aplique
  • La cantidad a pagar, esta puede ser menor a la que se adeuda realizando con esto un pago parcial.
  • Si se tiene multi moneda podremos pagar en diferente moneda y Odoo se encargará de realizar los cálculos correspondientes y pólizas contables de pérdidas o ganancias por el diferencial cambiario. Este tema se profundiza en otro post.
  • También pide la fecha y hora en que se recibió el pago en el banco.
  • Y por último un concepto que es un campo de texto libre

Ahora solo debemos dar clic en validar y el sistema nos creará un pago y el adeudo del cliente será disminuido. En el pago podemos ver los datos que capturamos antes así como podemos ver las factura o en este caso factura que se pagó.

Si regresamos a la factura veremos que esta ya está pagada y nos indica la fecha y podemos ir al pago desde la misma factura.

2. Pagar varias facturas al mismo tiempo

Limitantes:

  • No se puede decidir que monto aplicar a cada factura, Odoo por defecto siempre pagará la mas antigua primero
  • No se puede aplicar un Writte-off, es decir marcar la factura como pagada sí restan centavos o pesos al pago.
  • No se pueden pagar facturas con diferente moneda.
  • Solo se pueden pagar facturas del mismo cliente.

Para realizar el pago de varias facturas lo debemos hacer desde la vista lista de las facturas, debemos elegir las facturas a pagar.

Lo anterior nos abrirá el mismo asistente anterior donde podremos llenar los datos y confirmar el pago, nótese como Odoo nos sugiere el monto a pagar sumando ambos saldos.

Al dar confirmar se habrán pagado las facturas seleccionadas, de igual manera se puede modificar el monto a pagar pero si es menor al adeudo total Odoo aplicará los pagos en el orden de la fecha de factura, es decir primero pagará la factura mas vieja y si aún queda saldo aplicará un pago parcial a la otra u otras facturas.

3. Primero hacer un pago y luego aplicarlo a las facturas

Limitantes:

  • No se pueden pagar varias facturas al mismo tiempo pero si se puede aplicar el pago a varias facturas.
  • No se puede aplicar un Writte-off, es decir marcar la factura como pagada sí restan centavos o pesos al pago.

Con este método primero se realiza el pago en Odoo y luego se decide a que facturas aplicar, para hacerlo nos vamos a Contabilidad -> Ventas -> Pagos y damos clic en Nuevo.

Ahora rellenamos los datos que nos pide que son muy similares a los que hemos visto anteriormente con la diferencia que en este formulario nos muestra 3 posibles opciones de pago:

  • Enviar dinero, se utiliza cuando enviamos un pago a un proveedor.
  • Recibir dinero, se utiliza cuando recibimos un pago de un cliente.
  • Transferencia interna, se utiliza cuando queremos enviar dinero de una cuenta de banco o efectivo a otra cuenta similar.

Para este caso utilizaremos Recibir dinero y llenamos los demás campos eligiendo el cliente, monto y moneda en que recibimos el pago.

Después de confirmar el pago se ha creado un pago validado sin ligar a ninguna factura puesto que no hemos aplicado este pago a ninguna de ellas, sería como un saldo a favor del cliente.

Importante: Esta forma de pago la contempla Odoo pero no se debe confundir esto con un anticipo, si requiere hacer un anticipo con valor fiscal visite este post.

Ahora podemos proceder a aplicar este pago a las facturas, para hacerlo entraremos a una factura abierta de este cliente y cómo tenemos saldo a favor nos muestra una leyenda indicándonos esto.

Si nos vamos a los totales de la factura veremos el monto disponible que tenemos para aplicar a esta factura.

Si damos clic en la liga «añadir» aplicará el pago a esta factura y la pagará completa ya que la factura es por 64,960 MXN y el pago por 120,000 MXN por lo que restarían 55,040 MXN para poder ser aplicado a mas facturas.

Aqui la factura completamente pagada

Y si entramos a otra factura de este mismo cliente podemos ver como pudiéramos aplicar el saldo restante ya así sucesivamente hasta agotar ese pago.

4. Utilizando la conciliación gráfica de pagos.

Este método es una variante del anterior ya que primero se debe registrar un pago y luego se puede proceder a aplicar pagos de esta manera.

Es ampliamente utilizado en versiones de Odoo Enterprise y bancos compatibles los cuales permiten obtener los estados de cuenta de forma automática y crear el pago de forma automática. Odoo también permite importar los estados de cuenta descargados del banco para crear estos mismo pagos y aplicarlos con el método que a continuación se describe.

Una vez registrado un pago manualmente, automáticamente leído del banco o por importación de estado de cuenta deberemos ir al menú Contabilidad -> Asesor -> Cruce manual de Pagos & Facturas.

Lo anterior nos abrirá una interfaz donde podemos ver cómo separa por clientes o proveedores los débitos y créditos, es decir los pagos pendientes y saldos a favor así como las facturas o saldos iniciales que se adeudan.

Para poder conciliar los pagos simplemente debemos dar clic a la línea que queremos conciliar y los separará del resto indicando la operación, por ejemplo si conciliamos la factura de 64,960 MXN con el pago de 120,000 MXN se espera un saldo a favor aún de 55,040 MXN exactamente como lo hizo en el método anterior.

En este punto la factura y en pago aún no han sido conciliados para hacerlo habría que dar clic en conciliar, pero para este ejemplo lo que haremos será consumir todo el saldo a favor dando clic en las otras dos facturas y después dando clic en CONCILIAR.

Esto conciliará el pago con esas tres facturas pagando completamente dos de ellas y abonando a la tercera, esta interfaz nos permite analizar cliente por cliente para realizar esta conciliación, en este caso solo teníamos ese cliente para poder conciliar pagos por lo que hemos terminado 🙂

En este post no se vió cómo condonar deuda por centavos o por pérdida o ganancia cambiaria. Este tema se tocará en otro post posteriormente y se pondrá la liga aquí.