Módulo de Gastos y Reembolsos

Este módulo fue creado por Exdoo con el objetivo de tener un mejor control de gastos de Caja Chica de las diferentes sucursales que puede contar una empresa.

Para este módulo existirán dos tipos de usuarios.

Usuario: Ingresará los gastos de caja chica, editara y validará.

Usuario Administrativo: Se encargara de revisar, confirmar, editar o cancelar los reembolsos.

Para poder registrar los gastos, es necesario ingresar desde Contabilidad/Proveedores/Gastos de Caja Chica.

Una vez dentro de la interfaz mostrara el botón de CREAR el cual se le dará clic para llenar los siguientes datos:

1.- Por defecto aparecerá el nombre del usuario de la sesión (Pero en caso de que sea necesario este se puede cambiar desde el enlace del triangulo invertido).

2.-Se colocara la tienda o sucursal que esta solicitando el Rembolso.

3.- Es la fecha en la que se realiza el registro, esta por defecto aparece pero de igual manera se puede cambiar.

4.-Se colocara la cuenta Bancaria de la cual saldrá el reembolso.

5.-Se agregara la información de los gastos que se realizaron y se solicitando el reembolso.

Para llenar la información de los pagos realizados se da clic en AGREGAR REGISTRO, y abrirá los siguientes campos:

Descripción del reembolso: Se escribirá el concepto de pago, puede ser un gasto deducible o no deducible.

Cuenta: Se colocara la cuenta contable en la que se vera reflejado el pago.

Proveedor: Nombre del proveedor al que se le realizo el pago, este debe ya estar registrado antes para poder seleccionarlo. (Para registrarlo es necesario hacerlo desde Proveedores, si se tiene alguna duda de cómo registrarlo puede leer nuestro blog «Creación de clientes y proveedores»).

Monto del gasto: El total del pago, este se puede dejar en blanco solamente cuando se vaya a cargar el XML ya que lo tomara por defecto de ahí, de lo contrario debe llenarse manualmente. *Al no tener el XML cargado, por defecto lo tomara como un gasto no deducible de impuestos.

Para poder cargar los XML y PDF de la factura es necesario dar clic en el botón SUBA SU ARCHIVO y abrirá los registros guardados. (No es necesario cargar ambos archivos).

Se pueden agregar varios Reembolsos dando clic nuevamente en AGREGAR REGISTRO, si se desea eliminar alguno es necesario que se coloque en el Bote de basura que esta al final de la linea de lado derecho.

Se pueden colocar varios reembolsos de diferentes tipos de cambio ya que él modulo realizara la conversión a moneda nacional para realizar el reembolso, pero respetará el monto y la moneda de la factura al momento de crearla.

Una vez que se llenan las líneas de los reembolsos, se procede a dar clic para VALIDAR, esto hará que el estado del documento cambie y se le asigne un folio, lo que indica que entrará a una evaluación. (Aún el proceso no está finalizado.)

En el monto total se observa que solo esta la cantidad que se ingresó manualmente pero al cambiar el estado del movimiento este tomará los montos de los XML que se cargaron y realizará la suma en moneda nacional.

En la pestaña de Líneas se podrá observar la cantidad en moneda nacional de los gastos que fueron realizados con tipo de cambio.

Una vez validado, se queda en espera de autorización, donde la persona responsable (Usuario Administrativo) autorizará los reembolsos, y para ello es necesario ingresar de la misma forma que se ingresó para realizar el registro.

Se buscara el Reembolso solicitado y al ingresar tendrá la opción de editar, donde podrá modificar la cuenta bancaria si es necesario. Ya revisado el documento si todo esta correcto se procede a dar clic en el botón CONFIRMAR REEMBOLSO.

Una vez confirmado el reembolso, se generará una póliza de caja chica y se llenará en automático la pestaña de Facturas proveedor con la información registrada anteriormente y los folios seriados que el sistema proporciona por defecto.

En caso de ser una factura con tipo de cambio a diferencia de la pestaña de líneas esta mostrará su total con la moneda de origen.